До сих пор на ряде объектов используются рукописные журналы контроля взятия и возврата физических ключей. Это накладывает определенные проблемы: - ключ от кабинета может взять сотрудник, у которого нет на это разрешения (сговор с охранником, усталость охранника и т.д.); ключ могут не вернуть вовремя – у физического журнала нет возможности оповестить охрану, что ключ унесли с собой; довольно легко скрыть следы, если был взят ключ и по каким-то причинам кто-то не хочет, чтобы об этом знали – пролить кофе на журнал, вырвать страницу, написать неразборчиво и т.д.

Система работает по аналогии с системами контроля и управления доступом. Каждому сотруднику (или временным посетителям, например, обслуживающим компаниям) назначаются права доступа к тому или иному физическому ключу. Например, уборщица может взять ключ только в определенное время и от определенной группы помещений. Сотрудники логистического департамента могут иметь доступ только к ключам от автомобилей и складским помещениям. ИТ служба может иметь доступ только к серверным стойкам и т.д.

Каждое действие автоматически фиксируется в электронном журнале, к которому есть доступ только у официально назначенных лиц – кто, в какой момент времени, взял/вернул, какой именно физический ключ.